Správca systému
Zastrešuje prostredie pre viac ubytovaní, používateľské prístupy a spoločné nastavenia. Pripravuje zapojenie nových prevádzok do systému.
Vlastný produktový vývoj / eIDENTITY
eCore Systems.
Prevádzka v súvislostiach.
Rezervácia je začiatok. Za ňou sú ceny, platby, hostia, tím a desiatky malých úloh. Spájame ich do systému prispôsobeného tomu, ako skutočne pracujete.
01 / eCore Booking
Od voľného termínu
po pripravený pobyt.
Pre chaty, apartmány a menšie ubytovacie prevádzky, kde majiteľ potrebuje priamy predaj aj poriadok v administratíve. Booking vyvíjame ako súčasť webu s nadväzujúcou správou rezervácií.
Skúsenosť s Chatou Lomnica a správou ubytovania premietame do konkrétnych pravidiel: rôzne sezóny, dlhšie pobyty, wellness, poplatky či koordinácia príchodov a odchodov.
eCore Booking v praxi / eHOUSING
Hosť si vyberá pobyt.
Systém počíta súvislosti.
Verejný formulár Chaty Lomnica prepája kalendár s termínom príchodu a odchodu, počtom dospelých a detí a doplnkovými službami. Po overení dostupnosti zobrazí rozpis ubytovania, daní a služieb. Až potom hosť dopĺňa kontaktné údaje a pokračuje v rezervácii.
Viac objektov / rozdielne oprávnenia
Správa, ktorá rastie
s počtom ubytovaní.
Administrátor objektu
Spravuje pridelené ubytovanie: rezervácie, blokované termíny, ceny a doplnkové služby. Rozsah prístupu zodpovedá jeho zodpovednosti.
Prevádzkový tím
Vidí informácie potrebné na prípravu ubytovania. Príchody, odchody a počty hostí pomáhajú koordinovať každodennú prevádzku.
eHOUSING prepája túto systémovú vrstvu so službami správy ubytovania. Web oslovuje hostí; administrácia pomáha ľuďom, ktorí sa o pobyt starajú. Konkrétne oprávnenia a moduly nastavujeme podľa nasadenia.
Pozrieť projekt eHOUSING ↗Dostupnosť a rezervácie
Hosť si vyberie termín a počet osôb. Prevádzkovateľ pracuje s pobytmi v kalendári aj v zozname rezervácií, upravuje údaje a blokuje termíny, ktoré nechce predávať.
Ceny podľa reality prevádzky
Sezónne cenníky, minimálna dĺžka pobytu a cena podľa počtu nocí. Samostatné pravidlá pre ubytovanie aj služby umožňujú napríklad výhodnejší wellness pri dlhšom pobyte.
Prehľadná cena pobytu
Ubytovanie, dane a poplatky aj doplnkové služby majú vlastné položky a medzisúčty. Hosť vie, za čo platí, a správca môže pracovať s konkrétnou skladbou ponuky.
Stavy a komunikácia
Prijatie rezervácie, evidencia úhrady a potvrdenie pobytu tvoria nadväzujúci proces. E-mailové šablóny pre hosťa aj ubytovateľa pomáhajú udržať rovnaké informácie na oboch stranách.
Externé kalendáre
Import iCal/ICS prenáša rezervované termíny z externých kalendárov do prehľadu aj evidencie rezervácií. Rozsah údajov závisí od zdroja: meno, kontakt či počet hostí nemusia byť súčasťou importu.
Pravidlá pre neuhradené pobyty
Čas na zaplatenie a spôsob uvoľnenia neuhradeného termínu sa nastavujú podľa prevádzky. Evidencia úhrady a platobná brána sú samostatné časti riešenia; napojenie sa dohodne pri nasadení.
Jeden nadväzujúci proces
Čo sa deje po kliknutí
na rezerváciu?
- Termín a hostia
Výber ubytovania, dátumov a počtu osôb.
- Cena a služby
Výpočet podľa cenníka a zvolených doplnkov.
- Rezervácia a úhrada
Prehľad pobytu, platobné pokyny a potvrdenie podľa nastaveného procesu.
- Príchod a prevádzka
Informácie pre správcu a tím, ktorý pripravuje ubytovanie.
Mobilná aplikácia / eCore Booking
Rezervácie aj tím.
Pod kontrolou z telefónu.
Mobilná webová aplikácia PWA používa rovnaké rezervačné jadro ako administrácia webu. Na úvodnej obrazovke sú dnešné príchody, odchody a aktuálne pobyty. Kalendár zobrazuje obsadenosť podľa ubytovania; zoznam rezervácií kladie dôraz na dátum, počet hostí a stav.
Kalendár ubytovaní
Obsadenosť, rezervácie a externé blokácie s výberom ubytovania.
Oznámenia pre tím
Pripomienky príchodov a odchodov a nastavenie upozornení na zmeny.
Prepojená administrácia
Prístup k cenníkom, fakturácii, knihe ubytovaných a synchronizácii.
Správca pobytov
Pridáva rezervácie, upravuje údaje hosťa, počet osôb a služby, mení termín, zapisuje platby či refundácie a predlžuje lehotu na zaplatenie. Vie vystaviť faktúru, opätovne odoslať e-mail alebo pobyt zrušiť.
Zamestnanci a upratovanie
Čitateľský prístup poskytuje prehľad potrebný na prípravu ubytovania bez možnosti meniť rezervácie. Ceny a kontaktné údaje hostí sú pre túto rolu skryté. Práva aj dostupné ubytovania sa viažu na konkrétneho používateľa.
Notifikácie a pripomienky
Upozornenia nadväzujú na novú a potvrdenú rezerváciu, storno, expiráciu, zmenu termínu, hostí či služieb, platbu a refundáciu. Používateľ si nastavuje pripomienky príchodov a odchodov podľa počtu dní vopred.
PWA sa dá pridať na plochu telefónu. Push upozornenia vyžadujú povolenie a podporované zariadenie; aplikácia ponúka obnovu pripojenia a test odoslania. Pokročilé nastavenia zostávajú dostupné aj vo webovej administrácii.
Platby a fakturácia
Od zálohy po doplatok.
S dokladmi pri rezervácii.
Prijaté platby a zostávajúca suma
Pri pobyte sa eviduje záloha, prijaté úhrady a doplatok. Správca zapisuje skutočne prijatú sumu vo webovej administrácii alebo v mobile. Čiastočná platba sa započíta; po dosiahnutí požadovanej zálohy sa čakajúci pobyt potvrdí.
Prepojenie s WooCommerce
Rezervácia môže vytvoriť objednávku na zaplatenie zálohy cez platobnú bránu vo WooCommerce. Úspešná platba sa prenesie do rezervácie. Systém spracúva aj refundácie z objednávky a umožňuje ručnú evidenciu vrátenej sumy.
Termín nečaká neobmedzene
Nezaplatená rezervácia má nastaviteľnú platnosť. Po uplynutí lehoty expiruje, uvoľní termín a nadväzuje na ňu e-mail hosťovi. Správca môže lehotu predĺžiť. Neskorá platba po expirácii sama neobnoví pobyt.
Vystavenie a odoslanie z pobytu
Faktúra preberá dodávateľa, odberateľa, termín a položky rezervácie. Obsahuje samostatné skupiny ubytovania, daní a služieb, medzisúčty, splatnosť a platobné údaje. Hosť dostane zabezpečený odkaz na doklad; tlač umožňuje uloženie do PDF.
Správny dodávateľ pre každý objekt
Každé ubytovanie môže mať priradenú fakturujúcu firmu. Tá má vlastné identifikačné údaje, bankový účet, logo, farbu dokladu, obrázok podpisu a pečiatky. Firma hosťa sa vedie samostatne ako odberateľ.
Doklad si uchová svoje údaje
Pri vystavení sa uloží nemenná kópia údajov a položiek. Neskoršia úprava cenníka či loga neprepíše starú faktúru. Pri rezervácii možno evidovať aj referenciu na faktúru vystavenú v inom systéme.
Online platba vyžaduje nakonfigurovanú bránu vo WooCommerce. Bankové výpisy sa automaticky nepárujú. Doklad je faktúra za celý pobyt, nie samostatný daňový doklad k zálohe; odosiela sa odkaz, nie PDF príloha. QR používa SEPA/EPC. Dobropisy a účtovné exporty nie sú súčasťou tejto verzie.
Ponuky, hostia a reporty
Údaje z rezervácie
pracujú aj po jej prijatí.
Výpočet a pokyny pre hosťa
Správca vyberie objekt, termín, hostí a služby. Systém zostaví cenu podľa cenníka a pripraví komunikáciu s rozpisom, zálohou a ďalším postupom. Modul rezervácie z portálu umožňuje nadviazať aj na dopyt získaný mimo vlastného webu.
- Sezónne ceny, počet nocí, dospelí a vek detí.
- Povinné aj voliteľné doplnky a poplatky.
- E-mail hosťovi, platobné pokyny a odkaz na faktúru pri splnení podmienok.
Odoslanie cez modul „Rezervácia z portálu“ vytvorí čakajúcu rezerváciu a dočasne blokuje termín. Nie je to nezáväzná ponuka bez blokácie.
Hostia patria ku konkrétnemu pobytu
Z potvrdenej rezervácie sa pripraví hlavný hosť, termín a počty osôb. Správca dopĺňa skutočných spolucestujúcich a podľa potreby ich adresu, dátum narodenia a štátnu príslušnosť. Evidencia upozorňuje na chýbajúce mená.
- Jednotlivé osoby prepojené s rezerváciou.
- CSV export knihy ubytovaných pre prácu v Exceli.
- Prehľad pobytov, nocí, prenocovaní a dane podľa obdobia a firmy.
Report vychádza z evidovaných rezervácií. Skutočný pobyt a správnosť údajov kontroluje prevádzkovateľ; systém automaticky neodosiela hlásenia úradom.
Kalendáre a kontrola prevádzky
Vlastný web aj externé portály.
Prehľad v spoločnej evidencii.
iCal import aj export
Externé kalendáre sa pripájajú ku konkrétnym jednotkám. Import vytvára rezervácie s dostupnými údajmi a identifikátor udalosti pomáha zabrániť duplicitám. Zmeny a zrušenia sa premietajú pri synchronizácii.
Filtre a história udalostí
Pobyty sa vyhľadávajú podľa hosťa, čísla, termínu, ubytovania, firmy a stavu. História zachytáva zmeny termínu, hostí, úhrady, faktúry, e-maily aj konflikty kalendárov.
Jednotky a spoločné cenníky
Viac objektov môže využívať rovnaký cenník. Každý si pritom zachová vlastnú kapacitu, vybavenie, časy príchodu a odchodu, firmu a uzávierky. Duplikovanie jednotky zjednodušuje prípravu ďalšieho ubytovania.
iCal je periodická výmena kalendárov, nie okamžité API prepojenie portálov. Externý zdroj nemusí poskytnúť mená, kontakty ani počty hostí; chýbajúce údaje sa dopĺňajú ručne. Každá jednotka má vlastnú dostupnosť.
04 / Termíny a služby
Každá prevádzka
má vlastné pravidlá.
Rezervačný systém prispôsobujeme tomu, čo zákazník objednáva a ako pracuje váš tím. Môže ísť o návštevu barbera, ošetrenie v salóne, konzultáciu, prenájom priestoru alebo termín na športovisku.
Čas a dostupnosť
Dĺžka služby, pracovný čas, prestávky a kapacita tvoria základ návrhu. Podľa prevádzky môže zákazník vyberať aj konkrétneho pracovníka alebo priestor.
Ponuka a rezervácia
Výber služby, ceny a doplnkov spojíme do zrozumiteľného postupu. Spoločne určíme podmienky potvrdenia, platby, zmeny a zrušenia termínu.
Každodenná správa
Navrhneme prehľad rezervácií, oprávnenia tímu a nadväzujúcu komunikáciu. Rozsah automatizácie vyberieme podľa úloh, ktoré dnes riešite ručne.
Ide o možnosti riešenia na mieru. Konkrétne funkcie a integrácie dohodneme podľa typu prevádzky.
Príklad realizácie / Racket Land
Rezervácie v praxi.
Pre Racket Land sme vytvorili systém pre tenisové a padelové kurty. Prepája dostupnosť, časové sloty, cenníky a doplnkové vybavenie. Je jedným z príkladov, ako všeobecný rezervačný proces prispôsobujeme konkrétnej prevádzke.
Pozrieť projekt Racket Land ↗
Rozsah, ktorý dáva zmysel
Začíname procesom.
Nasadzujeme po overených krokoch.
Zmapovanie prevádzky
Spíšeme jednotky, cenníky, pravidlá rezervácií, úlohy tímu a existujúce nástroje.
Jadro a prepojenia
Vyberieme potrebné moduly a dohodneme prenos údajov, komunikáciu a oprávnenia.
Overenie a rozvoj
Prejdeme reálne scenáre. Ďalšie funkcie pridávame podľa potrieb prevádzky a jasne dohodnutého rozsahu.
eCore Systems je aktívne rozvíjaný projekt. Dostupnosť konkrétneho modulu a integrácie závisí od verzie a rozsahu nasadenia.
Preberme vaše zadanie
Čo má váš nový
projekt zmeniť?
Prejdeme vaše ciele, zákazníkov a existujúce riešenie. Navrhneme web, e-shop alebo systém s jasnou úlohou vo vašom podnikaní.
Napísať o projekte ↗